À première vue, un dossier de soutien ressemble à une description de projet. En réalité, il contient presque toujours bien davantage : les CV de l'équipe, des indications sur les rapports de travail, des coordonnées bancaires, parfois des lettres de recommandation ou des rapports médicaux lorsqu'il s'agit de bourses ou d'aide sociale. Les plateformes de soutien relèvent donc de la même catégorie qu'un dossier du personnel — à ceci près que les données y sont en plus lues par des comités externes.

Qui a le droit de voir quoi ?

La question la plus importante en pratique n'est pas celle de l'hébergement, mais celle des droits d'accès. Dans de nombreux programmes, le jury compte des personnes actives sur le même marché que les candidats. Un accès en lecture généralisé à tous les dossiers est alors délicat, même si une déclaration de confidentialité a été signée.

Une structure de droits qui suit la procédure est plus judicieuse :

  • Les évaluateurs ne voient que les dossiers qui leur sont attribués, et seulement dans leur tour.
  • Les données financières ne deviennent visibles qu'à partir de la phase de due diligence.
  • Les conflits d'intérêts sont saisis lors de l'attribution, non consignés en séance.
  • Chaque accès reste traçable dans un journal.

La conservation est une décision, pas un hasard

En pratique, les demandes refusées restent souvent des années dans le système parce que personne n'a décidé quand les supprimer. Le droit de la protection des données exige pour cela un motif et un délai. Pour la plupart des programmes, une règle différenciée est praticable : les projets soutenus pendant toute la période de reporting plus le délai de conservation, les demandes refusées nettement moins longtemps, avec la possibilité d'un consentement explicite en vue d'un nouveau dépôt au tour suivant.

La question la plus désagréable d'une autorité de surveillance est rarement « Où sont les données ? », mais « Qui y a eu accès, et pendant combien de temps ? ».

Pourquoi le lieu compte malgré tout

Les programmes de soutien suisses et les services publics travaillent avec des données qui souvent n'ont pas leur place à l'étranger ni à portée d'autorités étrangères. Un hébergement dans un centre de données certifié ISO 27001 en Suisse ne résout pas toutes les questions, mais retire du projet le débat sur les transferts vers des États tiers — ce qui, dans un marché public, peut faire gagner plusieurs semaines.

La séparation des mandants relève de la même logique : une instance dédiée par organisation plutôt qu'une base de données commune. Cela simplifie les concepts de suppression, les exports et la preuve que les données de différents programmes ne sont pas mélangées.

Liste de contrôle avant l'appel : Quels champs sont réellement nécessaires ? Qui voit quelle phase ? Combien de temps les demandes refusées restent-elles enregistrées ? Qui reçoit un export à la clôture — et dans quel format ? Quatre questions qui se règlent en une heure avant le lancement, et en semaines après.

Cet article ne remplace pas un conseil juridique. Pour la conception concrète du registre des traitements, du contrat de sous-traitance et du concept de suppression, il vaut la peine de se coordonner avec vos propres conseillers juridiques.