Wer eine SaaS-Lösung für Förderprozesse einführt, verarbeitet Personendaten — und darum meldet sich früher oder später die IT- oder Datenschutzstelle mit einem Fragenkatalog. Das ist kein Hindernis, sondern Teil des Projekts. Die gute Nachricht: Die Abklärungen lassen sich parallel zur fachlichen Evaluation führen, wenn die Antworten vorbereitet sind.

Schwierig wird es nur, wenn die Fragen erst nach dem fachlichen Entscheid gestellt werden. Dann blockiert jede offene Antwort den Start — und aus einem geplanten Go-live im Frühling wird einer im Herbst.

Die vier Standardfragen

Fast jeder Katalog kreist um dieselben Punkte:

  • Hosting: Wo liegen die Daten, wer betreibt das Rechenzentrum, welche Zertifizierungen bestehen?
  • AV-Vertrag: Er regelt die Auftragsbearbeitung und gehört zusammen mit dem Hauptvertrag auf den Tisch, nicht danach.
  • Löschfristen: Was geschieht mit Dossiers nach Programmende, und lassen sich Fristen an interne Vorgaben anpassen?
  • Zugriff: Wie ist die Authentifizierung gelöst, gibt es MFA, und kann sich die Organisation per SSO anbinden?

Antworten, die vorbereitet sein können

Die meisten dieser Fragen haben keine projektspezifische Antwort — sie hängen am Produkt und am Anbieter. Ein Anbieter, der Hosting, Zertifizierungen und Standardverträge dokumentiert hat, beantwortet den halben Katalog mit bestehenden Unterlagen, bevor das Projekt richtig begonnen hat.

Die schnellsten Einführungen sind nicht die mit den wenigsten Fragen — sondern die, bei denen die Antworten schon geschrieben waren.

Die Testumgebung nicht ans Ende schieben

Praktisch bewährt es sich, die Testumgebung nicht auf das Ende der Prüfung zu verschieben. Während Vertrags- und Sicherheitsfragen zirkulieren, kann das Programmteam den Prozess bereits in einer Testinstanz durchspielen. So treffen am Ende zwei geklärte Stränge aufeinander — und der Start ist eine Formalität statt ein Kraftakt.

Checkliste für das erste Gespräch mit der IT: Hosting-Standort und Zertifizierung, AVV-Entwurf, Löschkonzept, Authentifizierung und SSO, Support- und Update-Zusagen. Wer diese fünf Punkte im ersten Termin belegen kann, verhandelt danach nur noch Details.